Dispora Kaltim Musnahkan 4.479 Berkas Lawas, Transformasi Arsip Digital

Samarinda, Sekaltim.co – Dalam upaya modernisasi pengelolaan arsip, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) melaksanakan pemusnahan 4.479 berkas arsip yang berasal dari periode 2005 hingga 2011. Prosesi pemusnahan yang digelar di Aula Eks Kantor Dispora Kaltim, kompleks GOR Kadrie Oening Sempaja, pada Selasa 5 November 2024, menandai babak baru dalam tata kelola arsip pemerintahan di Kaltim.

Sri Wartini, Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, mengungkapkan bahwa proses pemusnahan ini telah melalui tahapan persiapan yang panjang. Pemusnahan arsip ini telah direncanakan sejak setahun yang lalu. Tim Kearsipan Dispora Kaltim sebelumnya telah bekerja keras mempersiapkan segala sesuatunya, mulai dari penataan hingga proses verifikasi sesuai peraturan.

“Pemusnahan arsip yang kita lakukan ini mulai tahun 2005-2011. Dua tahun. Tahun kemarin juga sudah kita ajukan, namun tidak ada persediaan. Mungkin di internal kita, karena kegiatan ini, kan memang harus di penataan dulu baru pemusnahan. Dan tahun ini baru kita laksanakan,” ungkap Sri Wartini.

Tidak hanya fokus pada pemusnahan, Dispora Kaltim juga menyerahkan 142 arsip statis kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim.

Langkah ini merupakan bagian dari strategi komprehensif dalam pengelolaan arsip yang telah dilakukan secara bertahap selama dua tahun terakhir. Semakin banyak kegiatan di OPD, imbuh Sri, semakin banyak pula arsip yang harus kita kelola.

“Kita tahu bahwa semakin banyak kegiatan di OPD, semakin banyak juga arsip yang memang harus kita kelola. Tanpa adanya pemusnahan berkala, kita perlu menyiapkan depo aktif yang sangat luas, beserta penanganan khusus, baik dari segi pengelolaan, SDM, maupun waktu,” tambah Sri Wartini.

Proses pemusnahan arsip yang dilakukan melalui mesin pencacah ini disaksikan langsung oleh Biro Hukum Setda Provinsi Kaltim, serta dihadiri oleh perwakilan arsiparis DPK Kaltim dan tim arsip Dispora Kaltim. Kegiatan ini menunjukkan komitmen pemerintah dalam membangun kesadaran taat arsip sebagai bagian dari transformasi administrasi modern.

Sri Wartini berharap dengan pemusnahan arsip ini, pengelolaan dokumen-dokumen baru akan lebih tertata dengan rapi. Menurutnya, pemusnahan ini membantu mengurangi beban depo di kantor lama.

“Pemusnahan ini mungkin kita lakukan dengan sedikit mengurangi depo kita yang ada di kantor lama ini. Kemudian kita berharap juga dengan adanya pemusnahan arsip-arsip yang baru akan lebih tertata dengan rapi,” ungkap Sri Wartini.

Ke depan, pihaknya berharap arsip-arsip baru dapat dikelola dengan lebih efektif dan efisien sesuai tata tertib administrasi.

Sementara itu, Anita Natalia Krisnawati, Plt Kepala DPK Kaltim, menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik melalui slogan “Arsip Menyelamatkan Bangsa”. “Arsip bukan sekadar tumpukan kertas. Ia merupakan instrumen pendukung dasar hukum tertinggi yang sangat vital saat diperlukan untuk pemeriksaan, pengawasan, dan evaluasi pada OPD,” tegasnya.

DPK Kaltim menerapkan strategi proaktif dalam mendampingi setiap OPD untuk mengelola arsipnya. “Kami terus menjemput bola ke masing-masing OPD, mengimbau dan mendampingi pengelolaan arsip sesuai standar. Dispora Kaltim telah menunjukkan respons positif dalam menata arsip sesuai dengan standar pengelolaan yang ditetapkan,” ungkap Anita.

Anita menambahkan bahwa membangun kesadaran taat arsip merupakan transformasi yang esensial dalam mencatat track record perjalanan suatu OPD. “Arsip adalah bukti administrasi yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi setiap organisasi. Pengelolaannya tidak bisa dianggap sebelah mata,” tegasnya.

Pemusnahan arsip ini menjadi milestone penting dalam modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan di Kalimantan Timur. Selain mengoptimalkan ruang penyimpanan, langkah ini juga mencerminkan komitmen untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi publik di era digital. (Adv/DisporaKaltim)