Pertimbangan Dispora Kaltim Musnahkan 4.479 Berkas Arsip, Penguatan Digitalisasi

Samarinda, Sekaltim.co – Di era digital yang semakin maju, pengelolaan arsip pemerintahan menghadapi tantangan transformasi yang signifikan. Hal ini tercermin dari pemusnahan 4.479 berkas arsip Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kaltim periode 2005-2011 yang berlangsung di Aula Dispora Kaltim, Selasa 5 November 2024, melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim.

Rasman, Kabid Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, mengungkapkan pandangannya tentang urgensi pemusnahan arsip ini. Pemusnahan dokumen arsip memang diperlukan untuk mengurangi beban administrasi di setiap dinas.

Namun, prosesnya harus mengikuti aturan yang berlaku dan didukung dengan digitalisasi yang kuat.

“Tapi harus diakui bahwa pemisahan masalah pemusnahan arsip ini, tentu harus berdasarkan aturan yang berlaku. Tapi karena sekarang ini sudah ada digitalisasi arsip-arsip ini harus diperkuat sehingga dokumen-dokumen yang diperlukan itu tidak menghilang begitu saja,” jelasnya dalam wawancara usai seremoni.

Dalam era modern, nilai sebuah dokumen bisa menjadi sangat krusial pada momen-momen tertentu, terutama ketika berhadapan dengan masalah hukum. “Dokumen itu sangat mahal harganya di saat-saat tertentu. Karena itu, digitalisasi menjadi kewajiban bagi semua aparatur pemerintahan,” tegas Rasman.

Meskipun pemusnahan arsip periode 2005-2011 ini telah dilakukan, Rasman menekankan bahwa data-data penting tetap tersimpan. Menurutnya, berkas yang dimusnahkan adalah dokumen-dokumen yang dinilai tidak diperlukan lagi, tapi data-data pentingnya masih ada.

“Ya, semua dokumen sepele, kira-kira itu tidak diperlukan lagi. Tapi itu masih ada dokumen secara by datanya. Tapi data-data masih ada,” ujarnya, sambil menambahkan bahwa pertimbangan pemusnahan dilakukan secara cermat.

Mengenai jangka waktu penyimpanan arsip, Rasman menjelaskan ada standar yang harus dipatuhi. “Sebenarnya standarnya 10 tahun. Misalnya dokumen 2004 baru bisa dimusnahkan di 2014. Untuk dokumen 2005 ke atas, seharusnya belum boleh dimusnahkan. Namun, dengan adanya sistem digital sekarang, prosesnya menjadi lebih mudah,” paparnya.

Transformasi dari arsip fisik ke digital merupakan langkah strategis dalam modernisasi administrasi pemerintahan. Meski demikian, Rasman mengakui bahwa untuk dokumen-dokumen dari periode 2005-2011, proses digitalisasi belum sepenuhnya dilakukan. “Untuk dokumen-dokumen lama itu, digitalisasinya sepertinya belum ada,” akunya.

Pemusnahan arsip ini menjadi momentum penting dalam evolusi manajemen dokumen pemerintahan. Selain membantu mengoptimalkan ruang penyimpanan, langkah ini juga mendorong kesadaran akan pentingnya digitalisasi arsip untuk memastikan preservasi informasi penting dalam format yang lebih efisien dan mudah diakses.

Ke depan, Dispora Kaltim berkomitmen untuk terus meningkatkan sistem pengelolaan arsip digitalnya. Menurutnya, langkah ini bukan sekadar tentang membuang dokumen lama, tapi lebih kepada bagaimana kita beradaptasi dengan era digital sambil tetap menjaga integritas data penting.

Pemusnahan ribuan berkas ini menandai langkah awal transformasi digital dalam pengelolaan arsip pemerintahan di Kalimantan Timur. Meski sebagian dokumen fisik telah dimusnahkan, esensi informasinya tetap terjaga melalui sistem penyimpanan modern yang lebih efisien dan aman. (Adv/DisporaKaltim)